Apa itu Minute of Meeting, Fungsi, Contoh dan Formatnya

Ketika selesai rapat di kantor atau rapat bisnis, jangan lupa untuk menuliskan minute of meeting. Tulisan di dokumen ini penting untuk kemajuan perusahaan di masa mendatang.

Jika Anda adalah pimpinan suatu Perusahaan atau karyawan Perusahaan, tentunya sering menghadiri rapat internal bukan?

Ketika rapat sedang berlangsung dari awal hingga akhir, tentunya ada banyak diskusi dan keputusan yang di ambil sebagai tindak lanjut berikutnya.

Semua ini wajib di catat pada notulen rapat dengan jelas dan detail. Nantinya, dokumen ini akan menjadi arsip penting, seperti hal nya buku tahunan perusahaan.

Bukan hanya sekedar catatan dan corat-coret kertas, begini pengertian, fungsi, dan cara membuat MoM atau minute of meeting.

Minute of Meeting Adalah

Anda mungkin cukup familiar dengan istilah notulen rapat, bukan? Nah, sebenarnya istilah tersebut sama dengan minute of meeting.

Melansir dari kerjoo pengertian MoM adalah sebuah dokumen yang resmi dan sebagai hasil dari sebuah rapat Perusahaan, bisnis, atau organisasi.

Dokumen ini agar semua pihak yang terlibat bisa melakukan tindak lanjut di masa yang akan datang.

Lalu apa bedanya dengan notulen rapat? Mungkin bisa lihat dari bentuk formatnya. Minute of meeting biasanya di buat sesuai standar tertentu atau lebih formal.

Tujuan utama dari di buatnya dokumen ini adalah untuk mengetahui pengambilan Keputusan dan informasi yang di bahas dalam rapat secara lebih terstruktur.

Fungsi Minute of Meeting

Sebagai dokumentasi penting dalam rapat, MoM juga memiliki beberapa fungsi yang mungkin belum Anda ketahui. Diantaranya sebagai berikut:

●     Sebagai Dokumentasi Rapat

Fungsi yang pertama dari MoM adalah sebagai dokumentasi rapat. Namun, dokumentasi yang dimaksud bukan dalam bentuk foto tetapi tulisan.

Tulisan yang di buat juga merupakan poin-poin tentang pengambilan Keputusan yang di ambil dalam diskusi rapat. Catatan ini akan di jadikan suatu acuan di masa depan.

●     Sebagai Rangkuman Hasil Diskusi

Selain catatan poin-poin penting tadi, minute of meeting juga berfungsi sebagai rangkuman sementara.

Semua diskusi yang dilakukan dalam rapat, menjelaskan berbagai hal yang cukup kompleks. Namun, dokumen MoM menyajikannya dalam bentuk yang ringkas.

●     Penetapan Tugas dan Tanggung Jawab

Dokumen resmi ini juga berfungsi sebagai acuan penetapan tanggung jawab berdasarkan performa kerja karyawan. Baik untuk tim atau individu yang akan menjalankan kinerja sesuai hasil rapat.

●     Sebagai Peringatan

Fungsi berikutnya adalah sebagai reminder atau peringatan. Dalam hal ini, peringatan tentang tindak lanjut seperti apa yang akan di ambil setelah rapat terjadi.

Selain itu, dengan adanya catatan notulen formal ini , tindakan-tindakan tersebut di arahkan agar bisa implementasikan dengan sebaik-baiknya.

●     Membantu Komunikasi dan Koordinasi

Dokumen minute of meeting juga berfungsi untuk membantu komunikasi dan koordinasi dalam organisasi. Baik itu untuk tim atau individu, baik satu departemen maupun berbeda departemen.

Dengan begitu, informasi dan pengambilan keputusan yang di ambil selama rapat bisa tersampaikan dengan baik. Meskipun, ada beberapa anggota tim yang berhalangan hadir.

●     Dokumen yang Transparan

Dengan adanya catatan resmi notulen rapat ini, maka semua pihak akan bisa mengetahuinya secara transparan.

Semua pihak memiliki akses informasi yang sama terhadap hasil rapat serta Tindakan yang akan di ambil dalam pengambilan Keputusan.

Pastikan mereka dapat mengaksesnya dengan mudah. Semudah pengakses company profile perusahaan melalui website.

Isi Dokumen Minute of Meeting

Kalau boleh kita intip, sebenarnya apa saja isi dari dokumen minute of meeting itu ya? Melansir dari Gramedia, berikut penjelasannya:

1.    Daftar Hadir Minute of Meeting

Daftar hadir juga ada dalam isi MoM yang berisi daftar nama dan keterangan dari semua peserta yang hadir. Keterangan di isi sesuai jabatan atau peran dalam organisasinya.

2.    Agenda Rapat

Notulen juga mencatat agenda rapat yang menjadi bagian dari isi minute of meeting ini. Mulai dari rundown acara, topik yang di bahas, serta durasi waktunya.

3.    Ringkasan

Bagian ini berisi rangkuman singkat dari semua hasil diskusi yang muncul saat rapat sedang berjalan.

Rangkuman ini biasanya berupa poin-poin penting hasil dari pemikiran, pendapat, serta analisis dari para peserta rapat.

4.    Pengambilan Keputusan

Isi dari bagian ini adalah tentang Keputusan final yang telah di ambil selama rapat berlangsung. Keputusan-keputusan ini termasuk yang di buat dan di setujui semua peserta rapat serta alasan-alasan dari pengambilan Keputusan tersebut.

5.    Tindak Lanjut

Bagian ini harus di tuliskan saat rapat hampir berakhir. Catatan ini berisi tanggung jawab apa saja yang di berikan baik kepada individu maupun kelompok atau tim dalam organisasi.

Ada juga catatan tentang waktu pelaksanaan atau deadline untuk mengaplikasikan Tindakan dan tanggung jawab tersebut.

6.    Waktu

Notulen harus mencatat waktu yang di gunakan selama rapat terjadi. Catat sejak waktu rapat di mulai hingga rapat berakhir.

Jika perlu. Tambahkan juga waktu-waktu yang di habiskan untuk setiap diskusi dalam rapat kantor atau bisnis Anda.

Cara Membuat Minute of Meeting yang Profesional

Tidak sulit untuk membuat notulen rapat yang resmi dan terstruktur. Formatnya sudah tersedia, tinggal sesuaikan saja dengan kebutuhan. Berikut ini cara membuatnya:

●     Mengumpulkan Data – MOM

Tahap pertama adalah mengumpulkan dokumen atau data yang diperlukan. Terdiri dari dokumen berupa daftar kehadiran peserta, agenda rapat, dan lain sebagainnya.

●     Mencatat Informasi Penting

Usahakan catat semua informasi penting yang didapatkan dalam rapat. Catat siapa yang terlibat diskusi dengan rinci.

●     Buat dalam Format yang Terstruktur

Format MoM harus dokumen yang mudah di baca dan di akses oleh peserta rapat. Cantumkan poin penting dan tabel hasil rapat yang sudah di setujui.

●     Sertakan Informasi Dasar

Informasi seperti waktu berupa tanggal dan waktu berlangsungnya rapat, kemudian peserta dan Lokasi rapat harus di sertakan.

Tuliskan juga nama serta posisi dari peserta yang memberikan masukan yang menarik selama rapat berlangsung.

●     Gunakan Bahasa Indonesia yang ringkas dan jelas

Sebaiknya minute of meeting ini di tulis dengan gaya Bahasa Indonesia yang formal. Selain itu juga di tulis dengan ringkas dan terkesan objektif.

Jangan menggunakan istilah-istilah yang sulit di pahami oleh pimpinan maupun para peserta rapat.

●     Lakukan Review

Dokumen minute of meeting ini harus di serahkan kepada penanggung jawab rapat. Oleh karena itu, lakukan review terlebih dahulu selesai rapat di lakukan.

Contoh dan Format Minute of Meeting dan Notulen Rapat

Minute of Meeting

Source: blog.indobot

 

 Source: ngalup.co

Notulen Rapat

Source: linovhr

Kesimpulan tentang Minute of Meeting

Minute of minute sebenarnya sama dengan notulen rapat. Hanya saja format MoM terkesan lebih formal di bandingkan notulen biasa.

Saat mencatat hasil rapat, sebaiknya catat poin utama saja, yang terkait dengan Keputusan rapat serta pengambilan Tindakan yang di perlukan.

Agar catatan mudah di ingat dan di pahami, gunakan saja singkatan yang secara umum dapat di mengerti peserta rapat.

Penggunaan teknologi dalam Menyusun minute of meeting, saat ini di perlukan. Dengan begitu hasil rapat bisa di bagikan dan di akses kepada peserta dengan mudah.